Praktyczne Porady, Interesujące Artykuły

W celu obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa coraz więcej firm decyduje się na outsource’owanie niektórych zadań nie związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, ale niezbędnych do jego istnienie i rozwoju. Rośnie nie tylko liczba firm, które decydują się na outsourcing, ale i coraz bardziej wyspecjalizowane są to usługi. Ostatnio zwróciłem uwagę, na wzrost zainteresowania usługą Instant Office. Ale zaraz, co to jest?

Instant Office w wolnym tłumaczeniu można określić jako “Biuro od ręki”. Jest to usługa polegająca na wynajmie sal konferencyjnych, pokoi biurowych czy nawet całych biur, w pełni wyposażonych i przystosowanych do funkcjonowania firmy. Biura takie wyposażone są nie tylko w meble ale i cały potrzebny sprzęt biurowy oraz gotową infrastrukturę IT.

Z usługi tej często korzystają firmy rozpoczynające swoją działalność, redukując w ten sposób do minimum ryzyko inwestowania w długoterminowe umowy najmu oraz zakup drogiego sprzętu biurowego. Z usługi instant office korzystają także duże firmy np. w celu stworzenia tymczasowego oddziału w innym mieście, czy to w celu zorganizowania właściwej siedziby, czy tylko na okres realizacji określonego zadania. Ważnym aspektem tego typu usług jest fakt, że najczęściej pomieszczenia zlokalizowane są w atrakcyjnych miejscach (centrum miasta) co ma ułatwić pracę i prestiż korzystającej z usługi firmy.

Analizując dokładniej tego typu usługi stwierdzić trzeba, że jest to pełna obsługa biurowa, włączając w to recepcję, obsługę korespondencji, usługi kurierskie, ochronę, a nawet możliwość uzyskania własnego numeru telefonu, faksu i adresu e-mail. W bardziej rozbudowanych ofertach istnieje możliwość dokonywania tłumaczeń, korzystania z porad prawnych, tworzenie stron www czy organizacji firmowych imprez.

Wyposażenie lokali nie pozostawia nic do życzenia – pełne umeblowanie biura oraz sprzęt biurowy. Biura takie wyposażone są w sprzęt komputerowy, skanery, plotery, kserokopiarki, niszczarki.
Podsumowując instant office to nowoczesny i w wielu przypadkach optymalny sposób prowadzenia biznesu. Rozwiązania instant office oszczędzają czas i minimalizują koszty, a niejednokrotnie stają się nieodzowne, np. w przypadku kiedy nowy oddział musi ruszyć bardzo szybko i nie ma czasu na organizację własnej siedziby.

W Europie Zachodniej czy Stanach Zjednoczonych instant office już od lat jest standardem. Do dyspozycji można od ręki gotową siedzibę firmy – umeblowaną, wyposażoną w sprzęt biurowy, prawników, księgowych, profesjonalną sekretarkę, ekipę sprzątającą, gońca, a nawet osobę “od parzenia kawy”.